Kyrkans Utlandshjälps dataskyddspolicy

Kyrkans Utlandshjälp respekterar och skyddar integriteten hos de som besöker Kyrkans Utlandshjälps webbsidor, sina kunder och volontärer och intressenter. På denna sida hittar du vår dataskyddspolicy, våra användarvillkor och registerbeskrivningar.

Vår dataskyddspolicy

  • Vi samlar in och behandlar endast nödvändig information och tar bort föråldrad data.
  • Vi använder personuppgifter i kommunikation, kundtjänst och leverans av tjänster.
  • Personuppgifter behandlas samordnat på Kyrkans Utlandshjälps kontor i Helsingfors.
  • Uppgifter behandlas av personer som är aktiva i intressegrupper och volontärnätverk utanför det centrala registret också på andra orter och i samband med andra evenemang där personuppgifter eventuellt samlas in.
  • Donatorernas uppgifter samlas in i donatorsregister.
  • Personlig information används också för målinriktning av auktoriserad marknadsföring och reklam.
  • Som regel lämnar vi inte ut dina personuppgifter utanför organisationen.

Närmare information om behandling och användning av personuppgifter samt om dina rättigheter hittar du nedan i beskrivningar av våra databaser med personuppgifter.

Cookies

Donatorsregister

Marknadsföringsregister

Register för intressegruppsarbete

Ekonomiförvaltning

Cookies

Cookies är små textfiler som lagras automatiskt på användarens dator när man besöker Kyrkans Utlandshjälps hemsida. De kan innehålla text, siffror, datum, geografisk information och annan data, men inte personliga uppgifter. De är inte applikationer, och cookies kan inte heller sprida virus eller andra skadliga program. Cookies skadar inte din dator eller filer.

Med hjälp av cookies kan man få information om hur många som har besökt webbsidan, lagra information om val som gjorts på webbsidan (t.ex. språkinställningar), följa hur webbsidan används, dvs. vad man klickat på, samt inrikta och kontrollera marknadsföring (t.ex. så att man inte visar samma reklam flera gånger). Cookies innehåller inte information om en enskild besökare utan besöksdata statistikförs t.ex. utifrån beteende och geografisk positionering.

Med hjälp av cookies vill Kyrkans Utlandshjälp förbättra användarupplevelsen på webbsidan samt säkerställa att endast reklam som intresserar användaren visas på webbsidan. Detta innebär att användaren kan se Kyrkans Utlandshjälps reklam när han eller hon besöker andra webbsidor.

Om den som besöker Kyrkans Utlandshjälps hemsida inte vill att Kyrkans Utlandshjälp ska få tillgång till ovan nämnda uppgifter med hjälp av cookies, kan man förbjuda användningen av cookies i webbläsarens inställningar.

Donatorsregister

Ett kombinerat registerbeskrivnings- och informationsdokument.

1. Registeransvarig

Kyrkans Utlandshjälp

FO-nummer: 0998454-4
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors
Tel. 020 787 120

2. Person ansvarig för frågor som berör registret

Sirkka Arpiainen (assistent för medelanskaffning)
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors

Tel. 050 380 1141, e-post: sirkka.arpiainen(at)kirkonulkomaanapu.fi

3. Registrets namn

Kyrkans Utlandshjälps (KUH) donatorsregister

4. Rättsgrund och syftet med behandlingen av personuppgifter

Allmänna villkor enligt 8 § i personuppgiftslagen och kapitel 2 i EU:s dataskyddsförordning.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att kommunicera om Kyrkans Utlandshjälps hjälparbete och att aktivera människor i verksamheten.

Behandlingen av relevanta personuppgifter är en nödvändig förutsättning för att uppnå detta syfte.

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på donationen, dvs. kundrelationen, som träder i kraft när man gjort donationen antingen via bankgiro, webben, per en telefon eller med ett SMS eller genom att man köpt en produkt som bidrar till medelanskaffning.

Personuppgifterna används typiskt för följande ändamål:
identifiering av donatorer, administrering av donations- och kontaktuppgifter, kommunikation om användningen av donationsmedel och behovet av medel, hantering av relationer med kunder och intressenter, hantering av donations- och andra relaterade relationer, utveckling av tjänster, direktmarknadsföring, donationsförfrågningar, evenemangsinbjudningar, digital marknadsföring och distansförsäljning, kund- och opinionsundersökningar.

Kyrkans Utlandshjälp förvarar endast sådana uppgifter som är nödvändiga med hänsyn till organisationens verksamhet och det ändamål som de används för samt för vilkas behandling det finns lagenliga förutsättningar för. Uppgifter om donatorer förvaras tills det har gått sex år sedan senaste donationen eller köpet av en produkt som bidrar till medelanskaffning varefter uppgifterna anonymiseras eller raderas på ett datasäkert sätt.

Personuppgifter kan behandlas hos tredje parter på ett sådant sätt som tillämplig lagstiftning tillåter, inklusive för marknadsföring, distansförsäljning samt marknads- och opinionsundersökningar. Dessa tredje parter kan vara reklambyråer, tryckerier eller motsvarande samarbetspartners som stödjer registrets syfte.

Kyrkans Utlandshjälp har ingått nödvändiga avtal avseende behandlingen av personuppgifter med tredje parter.

5. Registrets datainnehåll

Följande uppgifter lagras i tillämpliga delar i registret:

Namnuppgifter
Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress)
Kontaktspråk
Kön
Uppgifter om donation
Nödvändiga uppgifter vid behandlingen av legat
Uppgifter om intressen (t.ex. frivilligarbete)
Adresskälla (hur har adressen kommit med i registret)
Roller (t.ex. månadsdonator, prenumerant, frivillig)
Kontakt önskas helst (per e-post eller brev)
Information om samtycke (eventuella förbud)
Uppgifter om månadsdonation (belopp per månad, donationsobjekt, förfallodag, adress för e-faktura, bankkonto, födelseår)
Start- och slutdatum för kundrelationen
Logguppgifter

6. Uppgiftskällor som i regel används

Personuppgifter om donatorer samlas in om donationer som getts via SMS, webben, per telefon eller via bankgiro. Information om månatliga donationer (startdatum, ändringar och slutdatum) fås via bankens elektroniska dataöverföring. I registret lagras de uppgifter om donatorn som denne själv gett samtycke till, som fåtts via en kundrelation eller som kommit genom donationer till exempel via Fonecta Finder. I registret kan även lagras uppgifter som fås i samband med kundtjänsten eller upprätthållandet av registret (t.ex. donationsuppgifter, adresskälla eller roller). Information om legat fås via boutredningsmännen.

Lämnande av nödvändiga uppgifter är en förutsättning för donation i ovannämnda donationsformer.

I registret görs inte beslut automatiskt.

7. Uppgifter som i regel utlämnas

Stiftelsen lämnar inte ut personuppgifter från registret till utomstående utan ett uttryckligt och medvetet samtycke från den berörda personen till annat än för att uppnå de syften som anges i denna instruktion och att fullgöra sina lagstadgade uppgifter eller utföra sina rättigheter.

Personuppgifterna i registret kan lämnas ut till en samarbetspartner som deltar i Kyrkans Utlandshjälps marknadsföring och distansförsäljning (t.ex. ett företag ansvarigt för postning) eller för eventuella kund- eller opinionsundersökningar. Kyrkans Utlandshjälp har i så fall lämpliga avtal med sådana tredje parter för behandling av personuppgifter

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Kyrkans Utlandshjälp överlämnar inte registeruppgifter om donationsgivare eller intressenter utanför EU eller EES.

9. Principer för skyddet av registret

Fysiskt material:

Material som behandlas i fysisk form förvaras och behandlas i låsta och kontrollerade utrymmen.

Elektroniskt material:

Registret upprätthålls i elektronisk form i Microsoft Dynamics Navision -systemet samt till mindre delar i nätverksenheten. Systemets databaser och program finns hos tjänsteleverantören genom ett användar- och lösenordskyddat användargränssnitt.

För att kunna använda registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord som systemet med jämna mellanrum tvingar att byta. Användarrätten till systemet fråntas personen när denne slutar i de uppgifter för vilka denne beviljats användningsrätt. Samtidigt raderas även användarnamnet.

Personuppgifter behandlas konfidentiellt. Registeransvariges lokaler har tillträdeskontroll.

10. Rätt till kontroll och rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera sina personliga uppgifter i stiftelsens register och be om att felaktiga uppgifter rättas. Den registrerade kan anhålla om kontroll av uppgifter personligen eller skriftligt till den ansvarige person som anges under punkt 2.

I registret ingår inga sådana uppgifter som inte kan kontrolleras på den registrerades begäran. Den registrerade har rätt att när som helst kontakta den som är ansvarig för registret och anhålla om en rättelse av uppgifterna. Uppgifter kan rättas eller kompletteras av den som är registeransvarig eller på den registrerades begäran.

Den registrerade har rätt att anhålla om att uppgifterna behandlas begränsat samt att motsätta sig behandlingen av uppgifterna.

En person som finns med i Kyrkans Utlandshjälps register äger rätt att förbjuda användningen av hans eller hennes personuppgifter för direktmarknadsföring eller annat liknande ändamål, ändra sitt samtycke gällande publicering av uppgifter och också i övrigt utöva de rättigheter som garanteras i personuppgiftslagen. Om personen inte vill att Kyrkans Utlandshjälp sänder post eller kontaktar honom eller henne, äger personen rätt att förbjuda det genom att kontakta personen som är registeransvarig.

Kyrkans Utlandshjälp raderar onödiga personuppgifter från registret på den registrerades begäran.

Den registrerade äger rätt att inge klagomål till dataskyddsmyndigheten.

11. Förvaring av uppgifter

Uppgifter om donatorer förvaras tills det har gått sex år sedan senaste donationen eller köpet av en produkt som bidrar till medelsanskaffning varefter uppgifterna anonymiseras eller raderas på ett datasäkert sätt. Bokföringsmaterial förvaras i tio år.

Marknadsföringsregister

Ett kombinerat registerbeskrivnings- och informationsdokument.

1. Registeransvarig

Kyrkans Utlandshjälp

FO-nummer: 0998454-4
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors
Tel. 020 787 1200

2. Kontaktuppgifter i frågor som berör personuppgifter

asiakaspalvelu[at]kirkonulkomaanapu.fi
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors
Tel. 020 787 1201

3. Registrets namn

Kyrkans Utlandshjälps (KUH) marknadsföringsregister.

4. Rättsgrund och syftet med behandlingen av personuppgifter

Allmänna villkor enligt 8 § i personuppgiftslagen och kapitel 2 i EU:s dataskyddsförordning.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att kommunicera om Kyrkans Utlandshjälps hjälparbete och att aktivera människor i verksamheten.

Behandlingen av relevanta personuppgifter är en nödvändig förutsättning för att uppnå detta syfte.

Behandlingen av relevanta personuppgifter är en nödvändig förutsättning för att uppnå detta syfte.

Den registrerades samtycke är ett krav för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifterna används typiskt för följande ändamål:
identifiering av donationsgivare, kommunikation om användningen av donationsmedel och behovet av medel, utveckling av tjänster, direktmarknadsföring, donationsförfrågningar, evenemangsinbjudningar, digital marknadsföring och distansförsäljning, kund- och opinionsundersökningar.

Kyrkans Utlandshjälp förvarar endast sådana uppgifter som är nödvändiga med hänsyn till organisationens verksamhet och det ändamål som de används för samt för vilkas behandling det finns lagenliga förutsättningar för. Uppgifter som blivit onödiga för användningsändamålet eller uppgifter som det inte längre finns grunder för att behandla anonymiseras eller raderas på ett datasäkert sätt.

Personuppgifter kan behandlas hos tredje parter på ett sådant sätt som tillämplig lagstiftning tillåter, inklusive för marknadsföring, distansförsäljning samt marknads- och opinionsundersökningar.

Dessa tredje parter kan vara reklambyråer, tryckerier eller motsvarande samarbetspartners som stödjer registrets syfte.

Kyrkans Utlandshjälp har ingått nödvändiga avtal avseende behandlingen av personuppgifter med tredje parter.

5. Registrets datainnehåll

Följande uppgifter kan behandlas i marknadsföringsregistret:

Namnuppgifter
Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress)
Kontaktspråk
Kön
Uppgifter om intressen (t.ex. frivilligarbete)
Adresskälla (hur har adressen kommit med i registret)
Roller (t.ex. prenumerant, frivillig)
Kontakt önskas helst (per e-post eller brev)
Information om samtycke (eventuella förbud)
Logguppgifter

6. Uppgiftskällor som i regel används

Personuppgifter samlas in i marknadsföringsregistret om personer som lämnat sina kontaktuppgifter till Kyrkans Utlandshjälp via olika kanaler (t.ex. prenumeration av nyhetsbrev, ifyllande av ett elektroniskt formulär på Kyrkans Utlandshjälps hemsida, ifyllande av ett tävlings- eller utlottningskort).

Lämnande av nödvändiga uppgifter är en förutsättning för mottagande av marknadsföringsmaterial.

I registret görs inte beslut automatiskt.

7. Uppgifter som i regel utlämnas

Stiftelsen lämnar inte ut personuppgifter från registret till utomstående utan ett uttryckligt och medvetet samtycke från den berörda personen till annat än för att uppnå de syften som anges i denna instruktion och att fullgöra sina lagstadgade uppgifter eller utföra sina rättigheter.

Personuppgifterna i registret kan lämnas ut till en samarbetspartner som deltar i Kyrkans Utlandshjälps marknadsföring och distansförsäljning (t.ex. ett företag ansvarigt för postning) eller för eventuella kund- eller opinionsundersökningar. Kyrkans Utlandshjälp har i så fall lämpliga avtal med sådana tredje parter för behandling av personuppgifter.

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Kyrkans Utlandshjälp överlämnar inte registeruppgifter om donationsgivare eller intressenter utanför EU eller EES.

9. Principer för skyddet av registret

Marknadsföringsregistret upprätthålls i elektronisk form i Microsoft Dynamics Navision -systemet, i e-postsystemet Apsis samt till mindre delar i nätverksenheten som Excel-filer. Systemets databaser och program finns hos tjänsteleverantören genom ett användar- och lösenordskyddat användargränssnitt.

För att kunna använda registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord som systemet med jämna mellanrum tvingar att byta. Användarrätten till systemet fråntas personen när denne slutar i de uppgifter för vilka denne beviljats användningsrätt. Samtidigt raderas även användarnamnet.

Personuppgifter behandlas konfidentiellt. Registeransvariges lokaler har tillträdeskontroll.

10. Rätt till kontroll och rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera sina personliga uppgifter i Kyrkans Utlandshjälps register och be om att felaktiga uppgifter rättas. Den registrerade kan anhålla om kontroll av uppgifter personligen eller skriftligt till den adress som anges under punkt 2. Anhållan om kontroll besvaras inom cirka en vecka från att den gjorts.

I registret ingår inga sådana uppgifter som inte kan kontrolleras på den registrerades begäran. Den registrerade har rätt att när som helst kontakta den som är ansvarig för registret och anhålla om en rättelse av uppgifterna.

Uppgifter kan rättas eller kompletteras av den som är registeransvarig och om den registrerade anhåller om det.

Den registrerade har rätt att anhålla om att uppgifterna behandlas begränsat samt att motsätta sig behandlingen av uppgifterna.

En person som finns med i Kyrkans Utlandshjälps register äger rätt att förbjuda användningen av hans eller hennes personuppgifter för direktmarknadsföring eller annat liknande ändamål, ändra sitt samtycke gällande publicering av uppgifter och också i övrigt utöva de rättigheter som garanteras i personuppgiftslagen. Om personen inte vill att Kyrkans Utlandshjälp sänder post eller kontaktar honom eller henne, äger personen rätt att förbjuda det genom att kontakta adressen som anges under punkt 2.

Kyrkans Utlandshjälp raderar onödiga personuppgifter från registret på den registrerades begäran.

Den registrerade äger rätt att inge klagomål till dataskyddsmyndigheten.

11. Förvaring av uppgifter

Uppgifterna förvaras tills vidare, så länge de är nödvändiga. Uppgifter som blivit onödiga och uppgifter som det inte längre i övrigt finns någon grund att behandla raderas på ett datasäkert sätt.

Register för intressegruppsarbete

Ett kombinerat registerbeskrivnings- och informationsdokument.

1. Registeransvarig

Kyrkans Utlandshjälp

FO-nummer: 0998454-4
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors
Tel. 020 787 1200 (växel)

e-post: asiakaspalvelu[at]kirkonulkomaanapu.fi

2. Person ansvarig för frågor som berör registret

Asta Turtiainen, chef för intressegruppsverksamhet
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors
Tel. 020 787 1200 (växel)
e-post: asta.turtiainen[at]kirkonulkomaanapu.fi

3. Registrets namn

Kyrkans Utlandshjälps (KUH) register för intressegrupps- och volontärverksamhet.

4. Rättsgrund och syftet med behandlingen av personuppgifter

Allmänna villkor enligt 8 § i personuppgiftslagen och kapitel 2 i EU:s dataskyddsförordning.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att genomföra Kyrkans Utlandshjälps intressegruppsverksamhet och volontärsarbete.

Behandlingen av relevanta personuppgifter är en nödvändig förutsättning för att uppnå detta syfte.

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på donationen, dvs. kundrelationen, som träder i kraft när man gjort donationen antingen via bankgiro, webben, per en telefon eller med ett SMS eller genom att man köpt en produkt som bidrar till medelanskaffning.

Personuppgifterna används typiskt för följande ändamål:
identifiering av donatorer, administrering av donations- och kontaktuppgifter, kommunikation om användningen av donationsmedel och behovet av medel, hantering av relationer med kunder och intressenter, hantering av donations- och andra relaterade relationer, utveckling av tjänster, direktmarknadsföring, donationsförfrågningar, evenemangsinbjudningar

Den lagstadgade grunden för behandlingen av uppgifter är den registrerades samtycke. Om personen inte ger sitt samtycke till behandling av personuppgifter, är det inte möjligt att delta i intressegrupps- eller volontärverksamhet. I samband med utlandsresor är lämnande av vissa personuppgifter en förutsättning för att kunna delta i resan.

Personuppgifterna används typiskt för följande ändamål:
skötseln av relationerna till intressentgrupper och volontärer, organisering och samordning av intressegrupps- eller volontärverksamhet, nyhetsbrev och kommunikation om Kyrkans Utlandshjälps arbete, utveckling av tjänster, donationsförfrågningar, evenemangs- och reseinbjudningar och -anmälningar, reseräkningar, rapportering till donatorer.

Kyrkans Utlandshjälp förvarar endast sådana uppgifter som är nödvändiga med hänsyn till organisationens verksamhet och det ändamål som uppgifterna används för samt för vilkas behandling det finns lagenliga förutsättningar för. Uppgifter som blivit onödiga för användningsändamålet eller uppgifter som det inte längre finns grunder för att behandla anonymiseras eller raderas på ett datasäkert sätt.

Personuppgifter kan behandlas hos tredje parter på ett sådant sätt som tillämplig lagstiftning tillåter, inklusive för marknadsföring, distansförsäljning samt marknads- och opinionsundersökningar.

Dessa tredje parter kan vara reklambyråer, tryckerier eller motsvarande samarbetspartners som stödjer registrets syfte.

Kyrkans Utlandshjälp har ingått nödvändiga avtal avseende behandlingen av personuppgifter med tredje parter.

5. Registrets datainnehåll

Endast nödvändiga uppgifter samlas i registret, det kan vara fråga om t.ex. följande:

Namnuppgifter
Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress)
Kontaktspråk
Kön (finansiärrapportering)
Ålder eller födelsetid
Yrke eller andra CV-uppgifter (t.ex. i samband med researrangemang)
Roll (t.ex. volontär, resenär, samarbetspartner)
Hälsoinformation, passinformation, information om en anhörig (i samband med researrangemang)
Föräldrars samtycke till att deras minderåriga barn kan delta i evenemang
Samtycke till publicering av bilder
Fotografier av deltagare i evenemang och resor
Samtycke till att bli kontaktad om ett volontärsuppdrag

6. Uppgiftskällor som i regel används

Personuppgifter mottas av personen själv via telefon, e-post, webbtjänster och sociala medier (Outlook, Questback essentials, Apsis, Mailman, WordPress, Facebook samt pappersblanketter). Uppdatering av uppgifter sker på ovan nämnda sätt. I registret görs inte beslut automatiskt.

7. Uppgifter som i regel utlämnas

Stiftelsen lämnar inte ut personuppgifter från registret till utomstående utan ett uttryckligt och medvetet samtycke från den berörda personen till annat än för att uppnå de syften som anges i denna instruktion och att fullgöra sina lagstadgade uppgifter eller utföra sina rättigheter.

Personuppgifterna i registret kan lämnas ut till en samarbetspartner som deltar i Kyrkans Utlandshjälps intressegrupps- eller volontärverksamhet (t.ex. resebyråer och företag ansvariga för postning). Kyrkans Utlandshjälp har i så fall lämpliga avtal med sådana tredje parter för behandling av personuppgifter

Personuppgifter kan också lämnas ut till personer som är aktiva i intressegrupper eller volontärsnätverk i den mån det är nödvändigt med hänsyn till verksamheten, t.ex. för att sända ett välkomstbrev till en ny medlem av en volontär och för att ordna lokal verksamhet.

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överlämnas utanför EU eller EES endast när en person reser. I så fall ger personen sitt personliga samtycke till överföring av personuppgifter t.ex. i syfte att ordna visum eller logi.

 9. Principer för skyddet av registret

Fysiskt material (förvaringsplats och skydd):

Material som behandlas i fysisk form förvaras och behandlas i låsta och kontrollerade utrymmen.

Elektroniskt material:

Registret upprätthålls i elektronisk form. Uppgifter registreras i följande datasystem: Microsoft Office -program, Outlook, Questback essentials, Apsis, Mailman, WordPress, Microsoft Dynamics NAV, Gredi; en del av informationen kan samlas in manuellt. Systemens databaser och program finns hos tjänsteleverantören genom ett användar- och lösenordskyddat användargränssnitt.

För att kunna använda registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord som systemet med jämna mellanrum tvingar att byta. Användarrätten till systemet fråntas personen när denne slutar i de uppgifter för vilka denne beviljats användningsrätt. Samtidigt raderas även användarnamnet.

Personuppgifter behandlas konfidentiellt. Registeransvariges lokaler har tillträdeskontroll.

10. Rätt till kontroll och rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera sina personliga uppgifter i stiftelsens register och be om att felaktiga uppgifter rättas. Den registrerade kan anhålla om kontroll av uppgifter personligen eller skriftligt till den ansvarige person som svarar för skriftlig kontroll av uppgifter. Anhållan om kontroll besvaras omedelbart.

I registret ingår inga sådana uppgifter som inte kan kontrolleras på den registrerades begäran. Den registrerade har rätt att när som helst kontakta den som är ansvarig för registret och anhålla om en rättelse av uppgifterna.

Den registrerade har rätt att anhålla om att uppgifterna behandlas begränsat samt att motsätta sig behandlingen av uppgifterna. Uppgifter kan rättas eller kompletteras av den som är registeransvarig eller på den registrerades begäran.

Den registrerade har rätt att anhålla om att uppgifterna behandlas begränsat samt att motsätta sig behandlingen av uppgifterna.

Kyrkans Utlandshjälp raderar onödiga personuppgifter från registret på den registrerades begäran.

Den registrerade äger rätt att inge klagomål till dataskyddsmyndigheten.

11. Förvaring av uppgifter

Uppgifter förvaras tills vidare, så länge de är nödvändiga. Uppgifter som blivit onödiga och uppgifter som det inte längre i övrigt finns någon grund att behandla raderas på ett datasäkert sätt.

Ekonomiförvaltning

Ett kombinerat registerbeskrivnings- och informationsdokument.

1. Registeransvarig

Kyrkans Utlandshjälp

FO-nummer: 0998454-4
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors
Tel. 020 787 1200 (växel)

e-post: asiakaspalvelu[at]kirkonulkomaanapu.fi

2. Person ansvarig för frågor som berör registret

Antti Miettinen, vikarie Päivi Toiviainen
Södra kajen 8, PB 210
00131 Helsingfors
Tel. 020 787 1200 (växel)
e-post: fornamn.efternamn@kirkonulkomaanapu.fi (utan skandinaviska tecken)

3. Registrets namn

Kyrkans Utlandshjälps ekonomiförvaltnings personuppgiftsregister.

Frågor i anslutning till donationsverksamhet har beskrivits i ett annat dokument.

4. Rättsgrund och syftet med behandlingen av personuppgifter

Allmänna villkor enligt 8 § i personuppgiftslagen och kapitel 2 i EU:s dataskyddsförordning.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är:

genomförande av betalningstransaktioner (bl.a. inköpsfakturor och reseräkningar)
genomförande av bokföring
uppfyllandet av revisorers och institutionella finansiärers krav
uppfyllandet av skatteförvaltningens krav
Behandlingen av relevanta personuppgifter är en nödvändig förutsättning för att uppnå detta syfte.

Uppgifter registreras i följande system:

Inköpsfakturor: OpusCapita

Betalningsmottagare: Microsoft Dynamics NAV, Basware, M2

Betalningar: Microsoft Dynamics NAV, Basware, M2

Försäljningsfaktura: Microsoft Dynamics NAV

Kontoutdrag: som elektroniska filer på nätverksskivan

Redovisningstransaktioner: Microsoft Dynamics NAV

Användare av system: OpusCapita, Microsoft Dynamics NAV, Basware, M2

Äldre material för informationen ovan finns i manuell version.

Personuppgifter kan behandlas hos tredje parter på ett sådant sätt som tillämplig lagstiftning tillåter. Dessa tredje parter kan vara programvaran som används och mjukvaruleverantörerna som ansvarar för dem.

Kyrkans Utlandshjälp har ingått nödvändiga avtal avseende behandlingen av personuppgifter med tredje parter.

I registret görs inte beslut automatiskt.

5. Registrens datainnehåll

Följande uppgifter lagras i tillämpliga delar i registren:

Inköpsfakturor: namn

Betalningsmottagare: namn, adress, bankuppgifter, personbeteckning (M2)

Betalningar: namn, adress, bankuppgifter

Försäljningsfaktura: namn, adress

Kontoutdrag: namn, mottagarens bankkontonummer

Redovisningstransaktioner: namn

Systemanvändare: namn

6. Uppgiftskällor som i regel används

Inköpsfakturor: fakturor sända av leverantörer

Betalningsmottagare: dokument som betalningsmottagare själva har sänt, HR

Betalningar: resekostnader eller utgifter och kostnader samt dokument som betalningsmottagarna själva matat in i systemet

Försäljningsfakturor: faktureringsbegäran som anställda har gjort

Kontoutdrag: banker

Redovisningstransaktioner: ovan nämnda förgrundssystem för bokföring, dokument som betalningsmottagarna själva sänt, begäran om promemoriaverifikation

Systemanvändare: HR, IT

7. Uppgifter som i regel utlämnas

Uppgifter lämnas ut till leverantörer av betalningstjänster, revisorer, skattemyndigheter samt revisorer för institutionella finansiärer.

Stiftelsen lämnar inte ut personuppgifter från registret till utomstående utan ett uttryckligt och medvetet samtycke från den berörda personen till annat än för att uppnå de syften som anges i denna instruktion och att fullgöra sina lagstadgade uppgifter eller utföra sina rättigheter.

 8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Om uppfyllandet av ovan nämnda rättigheter och skyldigheter eller Kyrkans Utlandshjälps partners (t.ex. finansiärer) så kräver, kan personuppgifter överlämnas utanför EU eller EES-området. I en sådan situation följs kraven i Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning vid överföringen av information. Information kan överföras till exempel med stöd av standardklausuler antagna av Kommissionen eller till USA till de mottagare som har förbundit sig vid EU-US Privacy Shield-arrangemanget.

Om du så önskar, sänder vi dig en kopia på klausulerna i modellavtalet. Kontakta i så fall ansvarspersonen som anges under punkt 2.

9. Principer för skyddet av registret

Fysiskt material (förvaringsplats och skydd):

Material som behandlas i fysisk form förvaras och behandlas i låsta och kontrollerade utrymmen.

Elektroniskt material:

Registret upprätthålls i elektronisk form. Systemens databaser och program finns hos tjänsteleverantören genom ett användar- och lösenordskyddat användargränssnitt.

För att kunna använda registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord som systemet med jämna mellanrum tvingar att byta. Användarrätten till systemet fråntas personen när denne slutar i de uppgifter för vilka denne beviljats användningsrätt. Samtidigt raderas även användarnamnet.

Endast de personer som behöver informationen har tillgång till kontoutdragsfiler.

Personuppgifter behandlas konfidentiellt. Registeransvariges lokaler har tillträdeskontroll.

10. Rätt till kontroll och rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera sina personliga uppgifter i stiftelsens register och be om att felaktiga uppgifter rättas. Den registrerade kan anhålla om kontroll av uppgifter personligen eller skriftligt till den ansvarige person som svarar för skriftlig kontroll av uppgifter. Anhållan om kontroll besvaras inom en vecka.

I registret ingår inga sådana uppgifter som inte kan kontrolleras på den registrerades begäran. Den registrerade har rätt att när som helst kontakta den som är ansvarig för registret och anhålla om en rättelse av uppgifterna.

Uppgifter kan rättas eller kompletteras av den som är registeransvarig eller på den registrerades begäran.

Den registrerade har rätt att anhålla om att uppgifterna behandlas begränsat samt att motsätta sig behandlingen av uppgifterna.

Kyrkans Utlandshjälp raderar onödiga personuppgifter från registret på den registrerades begäran.

Den registrerade äger rätt att inge klagomål till dataskyddsmyndigheten.

11. Förvaring av uppgifter

Uppgifter förvaras i 10 år.