Tietosuoja KUA:n toiminnassa

Kirkon Ulkomaanapu kunnioittaa ja suojelee verkkosivuillaan vierailevien henkilöiden,  asiakkaidensa sekä vapaaehtois- ja sidosryhmätyössä toimivien henkilöiden yksityisyyttä. Tältä sivulta löydät tietosuojaperiaatteemme, sivujemme käyttöehdot ja rekisteriselosteet.

Tietosuojaperiaatteemme

  • Keräämme ja käsittelemme vain tarpeellista tietoa ja poistamme vanhentuneet tiedot
  • Käytämme henkilötietoja viestinnässä, asiakaspalvelussa ja palveluiden toimittamisessa
  • Henkilötietoja käsitellään keskitetysti KUA:n keskustoimistolla Helsingissä
  • Tietoja käsitellään sidosryhmissä ja vapaaehtoisverkostoissa aktiivisesti toimivien henkilöiden toimesta keskitetyn rekisterin ulkopuolella myös muilla paikkakunnilla ja tapahtumissa, joissa kyseistä toimintaa toteutetaan ja mahdollisesti kerätään henkilötietoja
  • Lahjoituksen tehneiden henkilöiden tiedot kootaan lahjoittajarekisteriin
  • Henkilötietoja käytetään myös luvallisen markkinoinnin sekä mainonnan kohdentamiseen
  • Emme lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja järjestön ulkopuolelle

Tarkempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä ja käyttämisestä sekä omista oikeuksistasi löydät alla olevista henkilötietorekisteriselosteista.

Evästeet

Lahjoittajarekisteri

Markkinointirekisteriseloste

Sidosryhmätyön rekisteriseloste

Taloushallinto

Evästeet

Vieraillessasi Kirkon ulkomaanavun nettisivuilla, tallentaa nettiselaimesi laitteesi kovalevylle automaattisesti evästeitä.  Eväste voi sisältää tekstiä, numeroita, päivämääriä, paikkatietoja, ja muuta dataa mutta evästeisiin ei tallennu mitään henkilökohtaisia tietoja. Eväste ei myöskään ole sovellus, eikä sen avulla voi koneeseesi päästä viruksia tai muita haittaohjelmia.  Evästeistä ei ole koneellesi minkäänlaista haittaa.

Evästeiden avulla voidaan selvittää sivuston kävijämääriä, tallentaa sivustolla tehtyjä valintoja (esim. kieliasetukset), seurata kuinka sivustoa käytetään (ns. klikkauspolut) sekä kohdentaa ja hallita mainontaa (esim. ei näytetä samoja mainoksia useaan kertaan). Emme kuitenkaan seuraa yksittäisen kävijän tietoja, vaan tilastoimme kävijätietoja esim. käyttäytymisen ja maantieteellisen sijainnin perusteella.

Evästeiden avulla pyrimme parantamaan käyttökokemusta sivuillamme sekä tuomaan sivuille mainontaa joka käyttäjää kiinnostaa. Voit esimerkiksi nähdä muilla sivuilla vieraillessasi Kirkon Ulkomaanavun mainontaa. Tämä on mahdollista evästeiden avulla.

Mikäli Kirkon Ulkomaanavun sivuilla vieraileva kävijä ei halua KUA:n edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, voi evästeiden käytön kieltää selaimen asetuksista.

Lahjoittajarekisteri

Yhdistetty rekisteriseloste- ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Kirkon Ulkomaanapu sr (Y-tunnus: 0998454-4)
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 020 787 120

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Sirkka Arpiainen (varainhankinnan assistentti)
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 050 380 1141, sähköposti: sirkka.arpiainen(at)kirkonulkomaanapu.fi

3. Rekisterin nimi

Kirkon Ulkomaanavun (KUA) lahjoittajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste ja tarkoitus

Henkilötietolain 8 §:n ja EU:n tietosuoja-asetuksen 2 luvun mukaiset yleiset edellytykset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on viestiä Kirkon Ulkomaanavun avustustyöstä ja aktivoida ihmisiä mukaan toimintaan.

Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lahjoittajasuhde eli asiakkuus, joka astuu voimaan lahjoituksen tekemisestä joko tilisiirron, verkon, puhelimen tai tekstiviestin kautta tai varainhankinnallisen tuotteen ostosta.

Tietojen tyypillisimmät käyttöalueet ovat:

lahjoittajien tunnistaminen, lahjoitus- ja yhteydenottohistorian hallinta, viestintä lahjoitusvarojen käytöstä ja niiden tarpeesta, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, lahjoittamiseen ja muu asiayhteyteen liittyvän suhteen hoitaminen, palveluiden kehittäminen, suoramarkkinointi, lahjoituspyynnöt, tapahtumakutsut, digimarkkinointi ja etämyynti, asiakas- ja mielipidetutkimukset.

Kirkon Ulkomaanapu säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Lahjoittajien tietoja säilytetään kunnes viimeisestä lahjoituksesta tai varainhankinnallisen tuotteen ostosta on kulunut kuusi vuotta, jonka jälkeen tiedot anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla, mukaan lukien markkinointi, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin tarkoituksen toteutumista.

KUA:lla on asianmukaiset sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan soveltuvasti seuraavat tiedot:

Nimitiedot
Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
Asiointikieli
Sukupuoli
Lahjoitustiedot
Testamenttilahjoitusten käsittelyssä tarvittavat tiedot
Kiinnostustiedot (esim. vapaaehtoistyö)
Osoitelähde (mitä kautta osoite on tullut rekisteriin)
Roolit (esim. kuukausilahjoittaja, lehdensaaja, vapaaehtoinen)
Toiveet yhteydenottotavasta (sähköpostitse, kirjeitse)
Lupatiedot (mahdolliset yhteydenottokiellot)
Kuukausilahjoitustiedot (kuukausisumma, -kohde, eräpäivä, verkkolaskuosoite, pankkitilinumero, syntymävuosi)
Asiakassuhteen alkamis- ja päättymisajankohta
Yhteydenottojen historiatiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Lahjoittajia koskevia henkilötietoja kerätään tekstiviestin, verkon, puhelimen tai pankin tiliotteiden ja viitesiirtojen tulleista lahjoituksista ja tiedoista. Lisäksi kuukausilahjoitusten käynnistymisistä, muutoksista ja lopetuksista saadaan tietoa pankin sähköisen tiedonsiirron kautta. Rekisteriin tallennetaan lahjoittajien tiedot, jotka hän itse on antanut, jotka ovat syntyneet asiakkuuden perusteella tai jotka on hankittu lahjoitusten perusteella esimerkiksi Fonecta Finder -sivulta. Rekisteriin voidaan myös tallentaa sellaisia tietoja, jotka muodostuvat palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä (esimerkiksi lahjoitustiedot, osoitelähde tai roolit). Lisäksi testamenttilahjoituksista saadaan tietoa kuolinpesien hoitajilta.

Välttämättömien tietojen antaminen on edellä mainituissa lahjoittamismuodoissa lahjoittamisen edellytys.

Rekisterissä ei tehdä automaattisia päätöksiä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säätiö ei luovuta rekisterissään olevien tietoja ulkopuolisille muihin kuin tässä rekisteriselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lakisääteisten tehtäviensä täyttämiseksi tai oikeuksiensa toteuttamiseksi ilman asianomaisen nimenomaista ja tietoista suostumusta.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä Kirkon Ulkomaanavun markkinoinnin ja etämyynnin toteuttamiseen osallistuvilla yhteistyökumppaneilla (esim. postitusfirma) tai mahdollista asiakas- tai mielipidetutkimusta varten. Kirkon Ulkomaanavulla on asianmukaiset sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kirkon Ulkomaanapu ei luovuta lahjoittaja- ja sidosryhmärekisterissään olevia tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Fyysisessä muodossa käsiteltävää aineistoa säilytetään ja käsitellään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköinen aineisto:

Rekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa Microsoft Dynamics Navision –järjestelmässä sekä pieniltä osin verkkolevyllä. Järjestelmien tietokannat ja ohjelmistot ovat palveluntuottajan tiloissa, johon työasemilta on käyttäjä- ja salasanasuojauksin suojattu käyttöliittymä.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterinpitäjä on järjestänyt tiloihinsa kulunvalvonnan.

10. Tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa säätiön rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, joka vastaa kirjallisen tarkastusoikeuden toteuttamisesta.

Rekisteriin ei sisälly tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa. Rekisteröity voi esittää tiedon korjaamista milloin tahansa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tietoja voidaan oikaista tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista ja vastustaa tietojen käsittelyä.

Kirkon Ulkomaanavun rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen, muuttaa niiden julkaisemista koskevaa suostumustaan sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Mikäli henkilö ei toivo Kirkon Ulkomaanavulta lainkaan postia tai yhteydenottoja, hän voi kieltää sen ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan henkilöön.

KUA poistaa tarpeettomat henkilötiedot rekisteristä rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

11. Tietojen säilyttäminen

Lahjoittajien tietoja säilytetään kunnes viimeisestä lahjoituksesta tai varainhankinnallisen tuotteen ostosta on kulunut kuusi vuotta, jonka jälkeen tiedot anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kymmenen vuotta.

Markkinointirekisteriseloste

Yhdistetty rekisteriseloste- ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Kirkon Ulkomaanapu sr (Y-tunnus: 0998454-4)
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 020 787 1200

2. Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

asiakaspalvelu[at]kirkonulkomaanapu.fi
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 020 787 1201

3. Rekisterin nimi

Kirkon Ulkomaanavun (KUA) markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste ja tarkoitus

Henkilötietolain 8 §:n ja EU:n tietosuoja-asetuksen 2 luvun mukaiset yleiset edellytykset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on viestiä Kirkon Ulkomaanavun avustustyöstä ja aktivoida ihmisiä mukaan toimintaan.

Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus.

Tietojen tyypillisimmät käyttöalueet ovat:

lahjoittajien tunnistaminen, viestintä lahjoitusvarojen käytöstä ja niiden tarpeesta, palvelujen kehittäminen, suoramarkkinointi, lahjoituspyynnöt, tapahtumakutsut, digimarkkinointi ja etämyynti, asiakas- ja mielipidetutkimukset.

Kirkon Ulkomaanapu säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Tarpeettomaksi muuttuneet tiedot ja tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla, mukaan lukien markkinointi, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin tarkoituksen toteutumista.

KUA:lla on asianmukaiset sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Markkinointirekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Nimitiedot
Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
Asiointikieli
Sukupuoli
Kiinnostustiedot (esim. vapaaehtoistyö)
Osoitelähde (mitä kautta osoite on tullut rekisteriin)
Roolit (esim. lehdensaaja, vapaaehtoinen)
Toiveet yhteydenottotavasta (sähköpostitse, kirjeitse)
Lupatiedot (mahdolliset yhteydenottokiellot)
Yhteydenottojen historiatiedo

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Markkinointirekisterin henkilötietoja kerätään eri kanavien kautta yhteystietonsa Kirkon Ulkomaanavulle antaneista henkilöistä (esim. uutiskirjeen tilaus, lomakkeen täyttö KUA:n verkkosivuilla, kilpailun/arvontakortin täyttäminen).

Välttämättömien tietojen antaminen on edellä mainituissa markkinoinnin vastaanottamisen edellytys.

Rekisterissä ei tehdä automaattisia päätöksiä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säätiö ei luovuta rekisterissään olevien tietoja ulkopuolisille muihin kuin tässä rekisteriselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lakisääteisten tehtäviensä täyttämiseksi tai oikeuksiensa toteuttamiseksi ilman asianomaisen nimenomaista ja tietoista suostumusta.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä Kirkon Ulkomaanavun markkinoinnin ja etämyynnin toteuttamiseen osallistuvilla yhteistyökumppaneilla (esim. postitusfirma) tai mahdollista asiakas- tai mielipidetutkimusta varten. Kirkon Ulkomaanavulla on asianmukaiset sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kirkon Ulkomaanapu ei luovuta lahjoittaja- ja sidosryhmärekisterissään olevia tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Markkinointirekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa Microsoft Dynamics Navision –järjestelmässä, sähköposti-järjestelmä Apsiksessa sekä pieniltä osin verkkolevyllä Excel-tiedostoina. Järjestelmien tietokannat ja ohjelmistot ovat palveluntuottajan tiloissa, johon työasemilta on käyttäjä- ja salasanasuojauksin suojattu käyttöliittymä.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterinpitäjä on järjestänyt tiloihinsa kulunvalvonnan.

10. Tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa KUA:n rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuihin yhteystietoihin. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Rekisteriin ei sisälly tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa. Rekisteröity voi esittää tiedon korjaamista milloin tahansa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Tietoja voidaan oikaista tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista ja vastustaa tietojen käsittelyä.

Kirkon Ulkomaanavun rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen, muuttaa niiden julkaisemista koskevaa suostumustaan sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Mikäli henkilö ei toivo Kirkon Ulkomaanavulta lainkaan postia tai yhteydenottoja, hän voi kieltää sen ottamalla kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

KUA poistaa tarpeettomat henkilötiedot rekisteristä rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

11. Tietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään toistaiseksi, niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia. Tarpeettomaksi muuttuneet tiedot ja tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, hävitetään tietoturvallisesti.

Sidosryhmätyön rekisteriseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

 1. Rekisterinpitäjä

Kirkon Ulkomaanapu sr (Y-tunnus 0998454-4)
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 020 787 1200 (vaihde)
sähköposti: asiakaspalvelu[at]kirkonulkomaanapu.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Asta Turtiainen, sidosryhmäpäällikkö
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 020 787 1200 (vaihde)
Sähköposti: asta.turtiainen[at]kirkonulkomaanapu.fi

3. Rekisterin nimi

Kirkon Ulkomaanavun (KUA) sidosryhmätyön ja vapaaehtoistyön rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta ja tarkoitus

Henkilötietolain 8 §:n ja EU:n tietosuoja-asetuksen 2 luvun mukaiset yleiset edellytykset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Kirkon Ulkomaanavun sidosryhmätyön ja vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen.

Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys tarkoituksen toteuttamiseksi.

Tietojen käsittelyn laillinen perusta on ihmisten itsensä antama suostumus, jos henkilö ei luovuta henkilötietojaan, osallistuminen sidosryhmätyöhön tai vapaaehtoistoimintaan ei ole mahdollista. Ulkomaanmatkojen yhteydessä eräiden henkilötietojen luovuttaminen on matkalle osallistumisen edellytys.

Tietojen tyypillisimmät käyttöalueet ovat:

Sidosryhmä- ja vapaaehtoissuhteiden hoitaminen, sidosryhmä- ja vapaaehtoistoiminnan organisoiminen ja koordinaatio, uutiskirjeet ja viestintä KUAn työstä, palveluiden kehittäminen, lahjoituspyynnöt, tapahtumien ja matkojen kutsut ja –ilmoittautumiset, matkalaskut, raportointi rahoittajille.

Kirkon Ulkomaanapu säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Tarpeettomiksi muuttuneet tiedot ja tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla, mukaan lukien markkinointi, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin tarkoituksen toteutumista.

KUA:lla on asianmukaiset sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kootaan vain välttämätöntä tietoa, joka voi tarpeen mukaan seuraavanlaista:

Nimitiedot
Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköposti)
Sukupuoli (rahoittajaraportointi)
Ikä tai syntymäaika
Ammatti tai muut cv-tiedot (esim matkajärjestelyjen yhteydessä)
Rooli (esim. vapaaehtoinen, matkan osallistuja, yhteistyökumppani)
Terveystietoja, passitietoja, lähiomaisen yhteystietoja (matkajärjestelyjen yhteydessä)
Vanhempien alaikäisille lapsilleen antamia suostumuksia osallistua tapahtumiin
Suostumus valokuvien julkaisemisesta
Valokuvia tapahtumiin ja matkoille osallistuvista
Suostumus yhteydenotoista vapaaehtoistehtävään liittyen

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöitä koskevia tietoja vastaanotetaan henkilöltä itseltään puhelimessa, sähköpostilla, verkkopalvelujen ja sosiaalisen median kautta (Outlook, Questback essentials, Apsis, Mailman, WordPress, Facebook sekä paperisilla lomakkeilla.) Tietojen päivittäminen tapahtuu edellä mainituilla tavoilla. Rekisterissä ei tehdä automaattisia päätöksiä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Säätiö ei luovuta rekisterissään olevien tietoja ulkopuolisille muihin kuin tässä rekisteriselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lakisääteisten tehtäviensä täyttämiseksi tai oikeuksiensa toteuttamiseksi ilman asianomaisen nimenomaista ja tietoista suostumusta.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä Kirkon Ulkomaanavun sidosryhmätyön tai vapaaehtoistyön toteuttamiseen osallistuvilla yhteistyökumppaneilla esim matkatoimistot ja postitusfirma. Kirkon Ulkomaanavulla on asianmukaiset sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten.

Henkilötietoja saatetaan luovuttaa myös sidosryhmissä ja vapaaehtoisverkostoissa aktiivisesti toimiville henkilöille, siinä määrin kuin se on välttämätöntä toiminnan toteuttamiseksi esim. tervetulokirjeiden lähettäminen uudelle jäsenelle vapaaehtoisen toimesta ja paikallisen toiminnan järjestämiseksi.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan henkilön matkustaessa. Tällöin henkilö antaa henkilökohtaisen suostumuksensa henkilötietojen luovuttamisesta esim. viisumin tai majoituksen järjestämiseksi.

 9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen):

Fyysisessä muodossa käsiteltävää aineistoa säilytetään ja käsitellään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköinen aineisto:

Rekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa. Tietoja rekisteröidään seuraaviin tietojärjestelmiin:
Microsoft Office ohjelmat, Outlook, Questback essentials, Apsis, Mailman, WordPress, Microsoft Dynamics NAV, Gredi; osa tiedoista saatetaan kerätä manuaalisesti. Järjestelmien tietokannat ja ohjelmistot ovat palveluntuottajan tiloissa, johon työasemilta on käyttäjä- ja salasanasuojauksin suojattu käyttöliittymä.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterinpitäjä on järjestänyt tiloihinsa kulunvalvonnan.

10. Tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa säätiön rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, joka vastaa kirjallisen tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.

Rekisteriin ei sisälly tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa. Rekisteröity voi esittää tiedon korjaamista milloin tahansa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tietoja voidaan oikaista tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista ja vastustaa tietojen käsittelyä.

KUA poistaa tarpeettomat henkilötiedot rekisteristä rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

11. Tietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään toistaiseksi, niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia. Tarpeettomiksi muuttuneet tiedot ja tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, hävitetään tietoturvallisesti.

Taloushallinto

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Kirkon Ulkomaanapu sr  (Y-tunnus 0998454-4)
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 020 787 1200 (vaihde)
sähköposti: asiakaspalvelu[at]kirkonulkomaanapu.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Antti Miettinen, sijainen Päivi Toiviainen
Eteläranta 8, PL 210
00131 Helsinki
Puh. 020 787 1200 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@kirkonulkomaanapu.fi   (ilman skandimerkkien ylämerkkejä)

3. Rekisterin nimi

Kirkon Ulkomaanavun (KUA) taloushallinnon henkilötietorekisteri.

Lahjoitustoimintaan liittyvät asiat on kuvattu eri dokumentissa.

4. Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta ja tarkoitus

Henkilötietolain 8 §:n ja EU:n tietosuoja-asetuksen 2 luvun mukaiset yleiset edellytykset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • maksuliikenteen toteuttaminen (mm. osto-, kulu- ja matkalaskut)
  • kirjanpidon toteuttaminen
  • tilintarkastajien sekä institutionaalisten rahoittajien vaatimusten täyttäminen
  • verohallinnon vaatimusten täyttäminen.

Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys tarkoituksen toteuttamiseksi.

Tietojen käsittelyn laillinen perusta on lainsäädäntö sekä sopimukset institutionaalisten rahoittajien kanssa.

Tietoja rekisteröidään seuraaviin tietojärjestelmiin:

Ostolaskut: OpusCapita

Maksun saajat: Microsoft Dynamics NAV, Basware, M2

Maksut: Microsoft Dynamics NAV, Basware, M2

Myyntilaskut: Microsoft Dynamics NAV

Tiliotteet: sähköisinä tiedostoina verkkolevyllä

Kirjanpidon tapahtumat: Microsoft Dynamics NAV

Järjestelmien käyttäjät: OpusCapita, Microsoft Dynamics NAV, Basware, M2

Vanhempi aineisto yllä lueteltujen tietojen osalta on manuaalisena aineistona.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla. Kolmansia osapuolia ovat käytössä olevat ohjelmistot ja niistä vastaavat ohjelmistotoimittajat.

KUA:lla on asianmukaiset  sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten.

Rekisterissä ei tehdä automatisoituja päätöksiä.

5. Rekistereiden tietosisältö

Rekistereihin kootaan seuraavaa tietoa:

Ostolaskut: nimi

Maksun saajat: nimi, osoite, pankkiyhteystiedot, henkilötunnus (M2)

Maksut: nimi, osoite, pankkiyhteystiedot

Myyntilaskut: nimi, osoite

Tiliotteet: nimi, maksun saajan pankkitilin numero

Kirjanpidon tapahtumat: nimi

Järjestelmien käyttäjät: nimi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ostolaskut: toimittajien lähettämät laskut

Maksun saajat: maksun saajien itse toimittamat dokumentit, HR

Maksut: maksun saajien itse järjestelmään tekemänsä matka- tai kuluveloitukset tai itse toimittamat dokumentit

Myyntilaskut: työntekijöiden toimittamat laskutuspyynnöt

Tiliotteet: pankit

Kirjanpidon tapahtumat: edellä mainitut kirjanpidon edustajärjestelmät, maksun saajien itse toimittamat dokumentit, muistiotositepyynnöt

Järjestelmien käyttäjät: HR, IT

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan maksupalveluiden toimittajille, tilintarkastajille, veroviranomaisille sekä institutionaalisten rahoittajien tilintarkastajille.

Säätiö ei luovuta rekisterissään olevien tietoja konsernin ulkopuolisille tahoille muihin kuin tässä rekisteriselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lakisääteisten tehtäviensä täyttämiseksi tai oikeuksiensa toteuttamiseksi ilman asianomaisen nimenomaista ja tietoista suostumusta.

 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jos edellä mainittujen oikeuksien ja velvollisuuksien täyttäminen tai KUA:n kumppaneiden (kuten rahoittajien) asettamat vaatimukset niin edellyttävät, henkilötietoja saatetaan luovuttaa EU/EEA-alueen ulkopuolelle, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää esimerkiksi Komission hyväksymien mallilausekkeiden nojalla tai Yhdysvaltoihin vastaanottajille, jotka ovat sitoutuneet EU-US Privacy Shield -järjestelyyn.

Toimitamme halutessasi kopion mallisopimuslausekkeista, voit pyytää sitä kohdassa 2 mainituilta vastuuhenkilöiltä.

9. Rekistereiden suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen):

 Fyysisessä muodossa käsiteltävää aineistoa säilytetään ja käsitellään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköinen aineisto:

Rekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa. Järjestelmien tietokannat ja ohjelmistot ovat palveluntuottajien tiloissa, johon työasemilta on käyttäjä- ja salasanasuojauksin suojattu käyttöliittymä.

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla lukitaan käyttäjätunnus.

Tiliotetiedostoja pääsee lukemaan vain ne henkilöt, jotka tietoja tarvitsevat.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterinpitäjä on järjestänyt tiloihinsa kulunvalvonnan.

10. Tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa säätiön rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, joka vastaa kirjallisen tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Rekisteriin ei sisälly tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa. Rekisteröity voi esittää tiedon korjaamista milloin tahansa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Tietoja voidaan oikaista tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista ja vastustaa tietojen käsittelyä.

KUA poistaa tarpeettomat henkilötiedot rekisteristä rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

11. Tietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään 10 vuotta.