Complaints are welcome

We aim to act in a transparent and accountable way, and strive to operate a high quality organisation. If you think that we have not lived up to our commitments or you have witnessed our staff member engage in misconduct, it is your right to make a complaint.

Complaints will help Finn Church Aid (FCA) to intervene in a timely manner, improve our work, and learn from our mistakes.

Safety and confidentiality

FCA handles all complaints confidentially and with respect. Any retaliation against a complainant or a witness by an FCA staff member is strictly against our rules and will be a matter of disciplinary action.

What kind of complaints will we handle?

FCA will receive and handle complaints regarding:

  • FCA’s decisions and actions violating our values, principles or commitments to quality and accountability;
  • quality of an FCA project or a project of a partner organisation supported by FCA;
  • behaviour of FCA staff, or staff of a partner organisation supported by FCA (violation of FCA Code of Conduct).

If a submitted complaint is not within the scope of FCA to respond, the complainant will receive a notification.

Sensitive complaints

FCA regards any complaint relating to corruption, sexual or any other form of exploitation and abuse as sensitive. Our complaint procedures ensure that all information relating to sensitive complaints is handled confidentially, and that they have a priority.

Anonymous complaints

We encourage all complainants to give their contact details. FCA will handle this information confidentially; names and contact information will be shared only to those who need to know them when handling or investigating the complaint.

Please note that it may be difficult and sometimes impossible to investigate anonymous complaints. However, when we receive an anonymous complaint, we will make every possible effort to address it, if there is sufficient information for an investigation.

Staff grievances

Staff grievances should be discussed, in the first place, with one’s own manager. When this is not possible or the manager is the subject of the grievance, you can submit the grievance through this system, and it will be handled according to FCA staff grievance procedures.

Limitations

All internal employment conditions like salary level, performance evaluations, working area etc. will not be handled within this system, but will be referred to be discussed with one’s own manager or, in cases where the issue concerns decisions made by the manager, to the FCA staff grievance system.

False accusations

A staff member, who purposely makes false accusations about another staff member, will be subject to disciplinary action (warning/dismissal).

Submit a complaint

You can submit your complaint directly to nearest FCA office, or when you think this is not possible, through this guided system:

Submit your complaint here

Or, you can contact our Complaints Focal Person by post, email or phone:

Contact details:

Post address:
“The Complaints Focal Person”
Finn Church Aid, P.O. Box 210
FI-00131 Helsinki, Finland

Email: complaints (at) kua.fi
Phone: +358 40 09 77 351

We will provide the complainant with a confirmation that FCA has received the complaint in five working days. The complainant will receive a response after the complaint has been processed by FCA.

 

Les plaintes sont les bienvenues

Nous cherchons à agir de manière transparente et responsable tout en effectuant un travail  de haute qualité. Si vous pensez que nous ne sommes pas à la hauteur de nos engagements ou vous avez été témoin d´un abus par un membre du personnel de Finn Church Aid, c’est votre droit de déposer une plainte.

Les plaintes aideront Finn Church Aid ( FCA ) à intervenir promptement, à améliorer notre travail, et à apprendre de nos erreurs.

La sécurité et la confidentialité

FCA traite toutes les plaintes de façon confidentielle et avec respect. Toutes les mesures de représailles contre un plaignant ou un témoin par un membre du personnel FCA est strictement contre nos règles et aboutira à des mesures disciplinaires.

Quel genre de plaintes nous traiterons?

FCA recevra et traitera les plaintes relatives à:

  • les décisions et les actions de FCA à l’encontre de nos valeurs, principes ou engagements en matière de qualité et de redevabilité;
  • la qualité des programmes de FCA ou d´une organisation partenaire soutenu par  FCA;
  • le comportement d´un membre du personnel FCA ou d´un employé d´une organisation partenaire soutenu par FCA  (violation du Code de conduite de FCA).

Si la plainte est en dehors du champ d´application, le plaignant en sera informé.

Plaintes sensibles

FCA estime qu´une plainte est sensible si elle traite aux cas de corruption, exploitation et / ou abus sexuels ou de toute autre forme. Nos procédures de gestion des plaintes assurent que toute information relative à des plaintes sensibles soit traitée de façon confidentielle et de manière prioritaire.

Plaintes anonymes

Nous encourageons  tous les plaignants à nous donner leurs coordonnées. FCA traitera  cette  information de façon confidentielle; les noms et coordonnées ne seront partagés qu’avec les personnes prenant part à l’étude ou le traitement de la plainte.

Veuillez noter qu’il est parfois difficile voire même impossible d´examiner les plainte anonymes.

Cependant, quand nous recevons une plainte anonyme, nous ferons tous les efforts possibles pour résoudre la plainte à condition d’avoir suffisamment d’informations pour enquêter sur l’allégation.

Griefs du personnel

En premier lieu, les griefs du personnel devraient être discutés avec le supérieur. Si ce n´est pas possible ou le supérieur est le sujet du grief, il est possible de  soumettre ce grief par l´intermédiaire de ce mécanisme et il sera traité selon les procédures de FCA en matière de griefs du personnel.

Les limitations

Toutes les conditions d´emploi internes, comme le niveau de salaire, les évaluations de performance, ou l’environnement de travail ne seront pas traitées par ce mécanisme, mais seront transférés au supérieur pour évaluation, ou s’il s’agit d’une décision prise par le supérieur, au mécanisme de griefs du personnel.

Les fausses accusations

Des mesures disciplinaires seront prises contre tout membre du personnel FCA ayant  soumis une fausse accusation à l’encontre d’un autre membre du personnel (avertissement/renvoi).

Soumettez une plainte

Vous pouvez soumettre votre plainte au bureau de FCA le plus proche, ou si vous pensez que ce n´est pas possible, par l´intermédiaire de ce mécanisme.

Soumettez votre plainte ici

Vous pouvez aussi contacter notre point focal des plaintes par courriel, e-mail ou téléphone:

Coordonnées:

Adresse postale:
“The Complaints Focal Person”
Finn Church Aid, P.O. Box 210
FI-00131 Helsinki, Finland

Email: complaints (at) kua.fi
Téléphone: +358 40 09 77 351

Nous fournirons  au plaignant une confirmation que FCA a reçu la plainte dans cinq jours ouvrables. Le plaignant recevra une réponse une fois la plainte est traitée par FCA.